Bab 1
Konsep dan Pengertian
Konsep dan Pengertian
Manajemen proyek kini merupakan keharusan, bukan lagi sekedarpilihan. Ini berarti bahwa pekerjaan-pekerjaan tertentu akan lebih efisiendan efektif jika dikelola dalam kerangka proyek dan bukan diperlakukansebagai pekerjaan biasa. Dengan demikian diperlukan penerapan
manajemen proyek secara benar. Maka memahami manajemen proyek secara benar sangatlah penting dalam rangka bisa melaksanakannya.
Manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan (knowledges),Keterampilan (skills), alat (tools) dan teknik (techniques) dalam aktifitas aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan proyek (PMBOK, 2004). Manajemen proyek dilaksanakan melalui aplikasi dan integrasi tahapan proses manajeman proyek yaitu initiating, planning,executing, monitoring dan controlling serta akhirnya closing keseluruhanproses proyek tersebut. Dalam pelaksanaannya, setiap proyek selalu dibatasi oleh kendala - kendala yang sifatnya saling mempengaruhi dan biasa disebut sebagai segitiga project constraint yaitu lingkup pekerjaan(scope), waktu dan biaya. Dimana keseimbangan ketiga konstraintersebut akan menentukan kualitas suatu proyek. Perubahan salah satu atau lebih faktor tersebut akan mempengaruhi setidaknya satu factor lainnya. (PMBOK Guide, 2004)
Siklus Hidup Proyek
Secara ringkas siklus hidup produk ini bisa diberikan sebagai berikut :
1. Riset dan pengembangan (R &D)
Tahap penelitian pasar akan produk yang diinginkan pasar,pembuatan model dan desain, pembuatan produk
2. Pengenalan ke Pasar
Mulai dilempar ke pasar, melihat bagaimana tanggapan pasarterhadap produk baru yang dimunculkan
3. Tumbuh
Tahap di mana produk mulai mendapatkan pembelian secarameningkat dari konsumen.
4. Matang
Tahap ini ditandai jumlah penjualan yang sudah mencapai maksimal dan sulit untuk dinaikkan lagi.Ini sebagai kelanjutan dari tahapan tumbuh sebelumnya. Perusahaan tinggal menjaga agar tahap ini bisa berlangsung lama karena penambahan volume penjumlahan tidak mungkin lagi dilakukan.
5. Penurunan
Setelah tahap matang berakhir, maka penjualan produk bisanya akan mengalami penurunan (deteriorasi).
6. Mati
Tahapan terakhir adalah ketika produk tidak lagi dibeli oleh konsumen. Siklus hidup produk akan berakhir, tidak diproduksi lagi. Sesudah itu akan dimulai lagi siklus hidup ini dengan kegiatan R &D. Tahap perencanaan dalam siklus hidup proyek akan meliputikegiatan: penyiapan rencana proyek secara detail dan penentuanspesifikasi proyek secara rinci. Isi rencana proyek biasanya terdiri dari:
- Jadwal pekerjaan
- Anggaran dan sistem pengendalian biaya
- Work Breakdown Structure secara rinci
- Bagian-bagian yang berisiko tinggi dan cukup sulit dan rencana
- tentang pengatasan kemungkinan-kemungkinan yang akan muncul.
- Rencana sumberdaya manusia dan pemakaian sumberdaya lain.
- Rencana pengujian hasil proyek
- Rencana dokumentasi
- Rencana peninjauan pekerjaan
- Rencana pelaksanaan hasil proyek
Bab 5
Perancangan Proyek
Perencanaan merupakan hal penting dalam manajemen proyek dimana berfungsi untuk menghindari atau mengurangi ketidakpastian, untuk memperbaiki efisiensi operasi, untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tetang tujuan proyek, dan untuk memberikan dasar bagi pekerja monitoring dan pengendali.
Alasan-alasan berikut mendasari perlunya perencanaan :
• Untuk menghilangkan atau mengurangi ketidakpastian
• Untuk memperbaiki efisiensi operasi
• Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang tujuan proyek
• Untuk memberikan dasar bagi pekerjaan monitoring dan pengendalian
Dalam perancangan proyek terdapat tahap tahapnya yaitu:
1. Menentukan tujuan proyek dan kebutuhannya
2. Pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk macapai final dari proyek
3. Menentukan depatemen apa saja yang ada. Yang nantinya bertanggung jawab terhadap aktivitas aktivitasnya.
4. Jadwal untuk aktifitas pekerja
5. Perencanaan anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan
6. Estimasi waktu, biaya dan performansi penyelesaian proyek
Alat-alat perencanaan
1. Work breakdown structure (WBS)
WBS adalah kegiatan menguraikan pekerjaan proyek menjadi pekerjaan-pekerjaan kecil yang secara operasional mudah dilaksanakan serta mudah diestimasi biaya dan waktu pelaksanaannya.
2. Matriks tanggung jawab
Matriks tanggung jawab ini digunakan untuk menentukan organisasi proyek, orang-orang kunci dan tanggung jawabnya. Matriks tanggung jawab memperlihatkan hubungan antara kegiatan/ aktifitas dengan siapa yang bertanggungjawab dan seberapa besar tanggung jawabnya.
3. Gantt chart
Tool ini digunakan untuk menunjukkan jadwal induk proyek, dan jadwal pekerjaan secara detail.
4. Jaringan kerja (network)
Jaringan kerja digunakan untuk memperlihatkan urutan pekerjaan, kapan dimulai, kapan selesai, kapan proyek secara keseluruhan selesai.
Bab 6
Penjadwalan Proyek
Setelah pekerjaan proyek dipecah-pecah menjadi paket-paket pekerjaan, selanjutnya dapat dibuat penjadwalannya. Penjadwalan proyek adalah waktu pengerjaan tiap paket pekerjaan dan kejadian apa yang dihasilkan dari serangkaian paket kerja tertentu. Yang perlu dijadwalkan adalah paket pekerjaan atau aktivitas.
Yang perlu dikembangkan dalam perencanaan dan penjadwalan adalah Gantt Chart. Gantt chart adalah hubungan antar aktifitas dengan waktu pengerjaannya yang dibuat menyusul selesainya WBS. Gantt Chart tidak dapat secara eksplisit menunujkan keterkaitan antar aktifitas.
Dikembangkan teknik baru untuk mengatasi kekurangan pada Gantt Chart yaitu network atau dikenal sebagai jaringan kerja. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan jaringan kerja adalah :
1. Macam-macam aktivitas yang ada
2. Ketergantungan antar aktivitas, mana yang lebih dahulu diselesaikan mana yang menyusul
3. Urutan logis dari masing-masing aktivitas
4. Waktu penyelesaian tiap aktivitas
Ada dua pendekatan dalam hal menggambarkan diagram jaringan. Pertama, kegiatan digambarkan dengan simpul, Activity On Mode, peristiwa atau event yang salang berhubungkan digambarkan menggunakan panah. Yang kedua aktivitas digambarkan dengan anak panah, Activity On Arch sedangkan kegiatan yang berhubungan diarahkan dengan simpul.
Project Evaluation and Review Technique (PERT)
PERT digunakan untuk proyek-proyek yang baru dilaksanakan untuk pertama kali, di mana estimasi waktu lebih ditekankan dari pada biayanya. Ciri utama PERT adalah adanya tiga perkiraan waktu: waktu pesimis (b), waktu paling mungkin (m), dan waktu optimis (a). Ketiga waktu perkiraan itu selanjutnya digunakan untuk menghitung waktu yang diharapkan (expected time) .
Bab 9
Pengendalian Proyek
Tahap manajemen yang berikutnya setelah pelaksanaan proyek adalah pengendalian. Ini berarti di dalam pelaksanaan proyek, sebelum proyek selesai, sudah ada proses pengendalian. Jadi pengendalian dilakukan seiring pelaksanaan proyek. Pengendalian dilakukan agar proyek tetap berjalan dalam batas waktu, biaya dan performansi yang ditetapkan dalam rencana. Sehingga proses pengendalian proyek ini adalah hal yang sangat penting. Rencana yang bagus tanpa dibarengi dengan pengendalian yang baik sangat mungkin tidak akan menghasilkan output proyek yang bagus dalam hal jadwal, biaya dan performansi. Maka untuk melakukan pengendalian perlu adanya perencanaan. Ada beberapa perbedaan antara perencanaan dan
pengendalian:
Perencanaan berkonsentrasi pada:
• Penetapan arah dan tujuan
• Pengalokasian sumberdaya
• Pengantisipasian masalah
• Pemberian motivasi kepada para partisipan untuk mencapai tujuan
• Sedangkan pengendalian berkonsentrasi pada:
• Pengendalian pekerjaan ke arah tujuan
• Penggunaan secara efektif sumberdaya yang ada
• Perbaikan/koreksi masalah
• Pemberian imbalan pencapaian tujuan
Ada bermacam-macam variabel yang bisa digunakan untuk mengevaluasi performansi proyek pada saat tertentu. Variabel-variabel itu adalah:
1. BCWS, Budgeted Cost of Work Scheduled, yaitu variabel yang menyatakan besarnya biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan untuk suatu periode tertentu dan ditetapkan dalam anggaran.
2. ACWP, Actual Cost of Work Performed, variabel yang menyatakan pengeluaran aktual dari. pekerjaan yang sudah dikerjakan sampai waktu tertentu.
3. BCWP, Budgeted Cost of Work Performed, variabel yang menyatakan jumlah biaya yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan. Variabel ini juga disebut dengan earned value.
Bab 11
Pemilihan Proyek
Suatu perusahaan mungkin punya banyak pilihan proyek dalam waktu yang sama maka pilihlah dahulu proyek yang lebih menghasilkan keuntungan. Ada beberapa kriteria finansial yang digunakan dalam pemilihan proyek, yaitu :
1. Payback Period (PP)
Adalah periode waktu di mana investasi yang dilakukan perusahaan sudah bisa pulih atau kembali melalui cash flow yang masuk ke perusahaan
2. Return on Investment (ROI)
Adalah rata-rata profit tahunan dibandingkan dengan jumlah yang diinvestasikan
3. Net present value (NPV)
Adalah nilai sekarang dari uang atau cash flow di masa mendatang dengan mempertimbangkan faktor bunga atau interest rate
4. Internal rate of return (IRR)
IRR, dalam persen muncul ketika NPV = 0. Berlaku aturan, IRR yang dihasilkan suatu proyek harus lebih besar dari biaya dari sumberdaya.
5. Break even analysis
Mempelajari hubungan antara Baiaya Tetap, Biaya Variabel, Keuntungan dan Volume aktivitas.
Bab 12
Mengelola Konflik dalam Proyek
Di dalam organisasi sendiri sangat besar peluang untuk terjadinya konflik. Peluang ini akan besar bila kelompok-kelompok yang bekerja dalam proyek mempunyai perbedaan dalam hal tujuan dan harapan, beberapa hal tidak jelas siapa yang harus membuat atau berwenang untuk membuat keputusan dan memang ada konflik antar individu dalam proyek. Prioritas pekerjaan, jadwal dan alokasi sumberdaya adalah sumber-sumber potensial terjadinya konflik dalam organisasi proyek.
Namun suatu konflik bukan hanya mendatangkan hal negatif, berikut manfaat konflik :
1. Menghasilkan ide baru yang baik
2. Mamacu orang agar menemukan pendekatan dalam menyelesaikan masalah
3. Menemukan kesepakatan
4. Memacu orang menjelaskan pandangannya
5. Memacu orang mengeluarkan kreativitasnya
6. Memberikan kesempatan seseorang menguji kemampuannya
Sumber-sumber penyebab konflik yang sering muncul dalm pelaksanaan proyek antara lain:
1. Penjadwalan proyek
2. Prioritas proyek
3. Alokasi tenaga kerja
4. Masalah teknis dan trade off hasil fisik
5. Prosedur administrasi
6. Perbedaan inter personal
7. Biaya
8. Peralatan dan fasilitas
Ada beberapa metode untuk mengurangi atau memecahkan konflik, yaitu :
1. Konfontrasi
Yakni menghadapi masalah konflik secara langsung. Ini dilakukan dengan mengenali masalah dan potensi masalah untuk kemudian dihadapi secara langsung.
2. Kompromi
Dengan kompromi diharapkan semua pihak akan mendapat tingkat kepuasan tertentu. Kompromi biasanya adalah hasil dari konfrontasi. Dalam hal ini diperlukan kerelaan semua pihak untuk menerima pendapat pihak lain.
3. Mengurangi tingkat kepentingan ketidaksepakatan (menganggap tidak ada konflik)
Cara ini dilakukan dengan menganggap ketidaksepakatan yang terjadi tidak pernah ada, berusaha untuk mengecilkan perbedaan yang ada dan menekankan kepentingan yang sama, sebelum ketidaksepakatan ini keluar dari proporsi yang seharusnya. Cara ini tidak harus menyelesaikan konflik tetapi tetap berusaha meyakinkan dua pihak yang berkonflik untuk tetap berunding karena mungkin akan ada solusi.
4. Menggunakan kekuasaan (Forcing)
Cara pengatasan konflik dengan menggunakan kekuasaan sehingga terjadi kondisi menang-kalah. Cara ini ditempuh jika suatu pihak ingin memaksakan solusi kepada pihak lain.
5. Menghindar (With drawing)
Cara ini sering dianggap sebagai solusi sementara untuk sebuah persoalan konflik. Masalah yang ada bisa datang lagi dan konflik bisa muncul lagi. Ada yang beranggapan ini sebagai cara yang kurang jantan dan ketidakmauan menghadapi situasi.
Bab 13
Manajemen Resiko Proyek
Biasanya manajemen proyek berkonsentrasi pada masalah jadwal dan biaya. Bagaimana melaksanakan proyek sesuai jadwal dan biaya yang direncanakan adalah fokus dari manajemen proyek. Menajemen resiko proyek meliputi langkah memahami dan mengidentifikasi masalah yang berpotensi terjadi.
1. Risiko
Bahaya, akibat atau konsekuensi yang dapat terjadi akibat sebuah proses yang sedang berlangsung atau kejadian yang akan datang. Peristiwa tidak pasti yang bila terjadi memiliki pengaruh positif atau negatif terhadap minimal satu tujuan proyek (waktu, biaya, ruang lingkup, mutu). Risiko mungkin memiliki satu atau lebih penyebab, yang bila terjadi memiliki satu atau lebih dampak.
2. Manajemen Risiko
Proses sistematis untuk merencanakan, mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon risiko proyek. Tujuannya untuk meningkatkan peluang dan dampak peristiwa positif, dan mengurangi peluang dan dampak peristiwa yang merugikan proyek.
3. Toleransi terhadap risiko
Ada 3 tipe bagaimana individu atau kelompok dapat menghadapi risiko :
• Menghindari risiko ( resk avoider)
• Netral
• Pencari risiko (risk seeker).
0 komentar:
Posting Komentar